Laten we ons kort even voorstellen

Bij Cipal Schaubroeck vinden we passie erg belangrijk. Passie voor je job. Cipal Schaubroeck is dan ook meer dan 30 jaar een vaste waarde en de partner bij uitstek voor overheidsinstellingen. In deze periode groeide Cipal Schaubroeck uit tot de grootste en meest complete aanbieder van digitale oplossingen voor de verschillende bestuursniveaus in Vlaanderen. We dragen elke dag bij tot het algehele landschap van de overheidssector.

Wat houdt deze job in?

Als IT Service Delivery Manager ben jij het aanspreekpunt voor de kwaliteit van de IT-dienstverlening die wij aan onze klanten leveren. Je combineert klantencontact, technische kennis, projectmanagement en een sterke administratieve opvolging.

Je coördineert de dagelijkse dienstverlening en werkt nauw samen met diverse interne ondersteuningsteams, technische experten en externe partijen. Je volgt incidenten, wijzigingen, projecten en escalaties van A tot Z op en bewaakt daarbij timing, kwaliteit, afspraken en verwachtingen.

Projectmanagement vormt een belangrijk onderdeel van je rol. Je brengt structuur in trajecten, bewaakt acties en deadlines en zorgt ervoor dat alle betrokken partijen weten wat er van hen verwacht wordt. Je bent vertrouwd met klassieke projectmanagementmethodologieën en kunt ook je weg vinden in een Agile/Scrum-omgeving. Je weet welke aanpak een traject nodig heeft en past je manier van werken daarop aan.

Ook administratie is een substantieel onderdeel van deze functie. Een correcte registratie, rapportering, facturatie en opvolging van afspraken, acties en projecten zijn essentieel. We zoeken daarom iemand die punctueel werkt, structuur brengt en administratie niet als bijzaak ziet, maar als een belangrijk onderdeel van kwalitatieve service delivery. Tegelijk ben je sterk in customer facing. Je vertegenwoordigt de belangen van je klant binnen onze organisatie en bent in staat om technische onderwerpen op een correcte, duidelijke en begrijpelijke manier uit te leggen. Je begrijpt de technologie voldoende om inhoudelijk mee te kunnen en maakt tegelijk de vertaalslag naar de klant.

Omdat onze dienstverlening en klantenportefeuille blijven groeien, willen we met deze functie extra capaciteit binnen het team creëren.

Wat zijn je verantwoordelijkheden?

Klantrelatie & communicatie

• Fungeren als eerste aanspreekpunt bij vragen, incidenten, projecten en escalaties.

• Regelmatig langsgaan bij je klanten voor overleg- en opvolgmomenten.

• Een duurzame vertrouwensrelatie opbouwen en de belangen van je klant intern vertegenwoordigen.

• Technische informatie vertalen naar een heldere en correcte boodschap voor de klant, aangepast aan de technische kennis van je gesprekspartner.

• Duidelijk communiceren over verwachtingen, timing, risico's en mogelijke oplossingen, ook wanneer de boodschap minder eenvoudig is.

Servicebeheer & technische opvolging

• Coördineren van incidenten, wijzigingen en escalaties met accurate rapportage en opvolging.

• Bewaken van SLA-afspraken en ondersteunen van een hoogwaardige dienstverlening.

• Begeleiden van post-projecttrajecten om downtime te minimaliseren en klanttevredenheid te maximaliseren.

• Mee toezien op tijdige en effectieve uitvoering van patch- en antivirusupdates.

• Zorgen dat systemen, processen en methodieken correct worden toegepast en nageleefd.

• Vanuit voldoende technische kennis gesprekken voeren met zowel interne technische experten als klanten.

Projectmanagement & administratie

• Projecten en klanttrajecten gestructureerd opvolgen van planning tot oplevering.

• Acties, deadlines, verantwoordelijkheden, risico's en afhankelijkheden nauwgezet bewaken.

• Zorgen voor een correcte en punctuele administratieve opvolging van dossiers, projecten, rapportages en klantafspraken.

• Werken volgens en schakelen tussen klassieke projectmanagementmethodologieën en Agile/Scrum-principes, afhankelijk van de context.

• Verschillende interne en externe stakeholders samenbrengen en ervoor zorgen dat gemaakte afspraken effectief worden uitgevoerd.

• Tijdig knelpunten identificeren, communiceren en waar nodig escaleren.

Financieel inzicht & transparantie

• Verantwoordelijkheid nemen voor correcte en transparante facturatie.

• Opvolgen van betalingen en bewaken van financiële afspraken met klanten.

• Administratieve en financiële gegevens nauwgezet opvolgen zodat klanten en interne teams steeds over correcte informatie beschikken.

Verbetering, innovatie & groei

• Signaleren van commerciële groeikansen en deze omzetten in meerwaarde voor de klant.

• Initiëren van serviceverbeteringen en begeleiden van de implementatie.

• Samenwerken met interne teams en externe leveranciers om onze dienstverlening continu te optimaliseren.

• Actief nadenken over hoe AI en nieuwe technologieën onze interne werking en dienstverlening slimmer en efficiënter kunnen maken.

• Kansen herkennen om repetitieve of administratieve processen met behulp van technologie en AI te vereenvoudigen of automatiseren.

Hoe kan je ons overtuigen?

Wij zoeken een ervaren Service Delivery Manager die klantgerichtheid, technische kennis, projectmanagement en administratieve nauwkeurigheid weet te combineren.

Je bent iemand die ownership neemt en zaken van begin tot einde opvolgt. Je houdt overzicht wanneer verschillende dossiers tegelijk lopen, werkt punctueel en zorgt ervoor dat afspraken niet verloren gaan. Tegelijk voel je je comfortabel bij klanten en kun je complexe of technische materie op een rustige, correcte en begrijpelijke manier overbrengen.

Daarnaast verwachten we:

• Ervaring: Minimaal 3 jaar relevante ervaring in service delivery, servicemanagement en/of projectmanagement binnen een IT-omgeving.

• Technische kennis: Een goede technische basis is een vereiste. Je begrijpt IT-infrastructuur en -omgevingen voldoende om inhoudelijk met technische teams te overleggen en de vertaalslag naar de klant te maken.

• Projectmanagement: Je beschikt over voldoende projectmanagementmaturiteit om projecten en complexe klanttrajecten gestructureerd te plannen, coördineren en opvolgen.

• Methodologieën: Je hebt kennis van klassieke projectmanagementmethodologieën en bent vertrouwd met Agile en Scrum.

• Administratieve nauwkeurigheid: Je werkt punctueel en gestructureerd en hecht veel belang aan correcte administratie, documentatie, rapportering en opvolging.

• Klantgerichtheid: Je bent sterk customer facing en voelt je comfortabel in rechtstreeks contact met klanten, ook bij moeilijke gesprekken of escalaties.

• Communicatie: Je kunt technische onderwerpen correct, helder en begrijpelijk uitleggen aan klanten. Je communiceert sterk in het Nederlands en Engels. Kennis van het Frans is een mooie toegevoegde waarde.

• ITIL: Je hebt een goed begrip van ITIL-processen en servicemanagement.

• Stakeholdermanagement: Je kunt technische teams, leveranciers en andere stakeholders op één lijn krijgen en gemaakte afspraken bewaken.

• Probleemoplossend vermogen: Je kunt snel schakelen bij escalaties, hoofd- en bijzaken onderscheiden en effectief prioriteiten stellen.

• AI & innovatie: Je staat open voor de mogelijkheden van artificiële intelligentie en denkt pragmatisch na over de inzet ervan binnen service delivery.

• Flexibiliteit: Je bent bereid om wanneer de situatie daarom vraagt flexibel te werken, ook buiten de klassieke kantooruren.

Waarom werken bij Cipal Schaubroeck?

Ben jij op zoek naar een fijne werkomgeving waar teamspirit en innovatie centraal staan? Dan is Cipal Schaubroeck de ideale plek voor jou!

• Aantrekkelijk verloningspakket: Inclusief een elektrische wagen, uitgebreid verzekeringspakket, maaltijdcheques, thuiswerkvergoeding en meer.

• Work-Life Balance: Wij bieden standaard hybride werken, zodat je een gezonde balans kunt bewaren tussen werk en privé.

• Opleidingsmogelijkheden: Blijf je ontwikkelen met onze TSS Academies en tal van andere leermogelijkheden.

• Persoonlijke groei: Wij geloven dat iedereen de architect is van zijn eigen loopbaan en ondersteunen jouw professionele ambities.

• Ruimte voor innovatie: Je krijgt de kans om mee na te denken over nieuwe technologieën, waaronder AI, en hoe we die op een zinvolle manier kunnen inzetten binnen onze dienstverlening.

Wil jij jouw technische kennis, projectmanagementvaardigheden en klantgerichte aanpak inzetten bij een toonaangevende speler binnen de lokale overheid?

Solliciteer dan nu en ontdek de vele kansen bij Cipal Schaubroeck!